Ihr Unternehmen und spanische Immobilien: NIF-Beantragung und wichtige Hinweise

1. Privatkauf: meist die einfachste Wahl

Kaufen Sie hauptsächlich für den eigenen Gebrauch – ein Zweitwohnsitz für Sie oder Ihre Familie –, dann ist ein privater Kauf in der Regel die logischste und einfachste Lösung.

Beim Immobilienkauf in Spanien zahlen Sie die üblichen Erwerbssteuern:

Grunderwerbsteuer (ITP) bei bestehenden Immobilien. Der Steuersatz variiert je nach autonomen Region, liegt meist zwischen 6 % und 10 %, kann jedoch in bestimmten Regionen (z. B. den Balearen) bei höherpreisigen Immobilien auf 12–13 % steigen.

Mehrwertsteuer (IVA) bei Neubauten. Der Standardsatz beträgt 10 %, zuzüglich der Eintragungssteuer (AJD – Actos Jurídicos Documentados), die regional festgelegt wird und meist zwischen 1 % und 1,5 % liegt.

Nach dem Kauf zahlt jeder Eigentümer die jährliche kommunale Grundsteuer (IBI – Impuesto sobre Bienes Inmuebles).

Diese Steuer wird auf Grundlage des Katasterwerts der Immobilie berechnet – einer administrativen Bewertung, die vom spanischen Katasteramt (Catastro Inmobiliario), das dem Finanzministerium untersteht, festgelegt wird.

Der Katasterwert berücksichtigt mehrere Faktoren, darunter:

• die Lage der Immobilie,
• die Fläche,
• die Nutzung oder Zweckbestimmung des Gebäudes,
• das Baujahr,
• die Bauqualität und verwendeten Materialien,
• die vorhandene Infrastruktur in der Umgebung,
• sowie die Einstufung als städtisches oder ländliches Gebiet.

Der Katasterwert liegt in der Regel unter dem Marktwert (oft 30–40 % niedriger), dient jedoch nur als praktische Orientierung und ist kein gesetzlich festgelegtes Verhältnis.

Im Durchschnitt liegt der IBI-Steuersatz zwischen 0,4 % und 1,1 % des Katasterwerts – je nach Gemeinde.

Auch wenn Sie nicht in Spanien wohnen, bleiben Sie dort steuerpflichtig, solange Sie eine Immobilie besitzen. Spanien erhebt die Nichtresidentensteuer (IRNR), auch wenn die Immobilie nicht vermietet wird. Die Steuererklärung erfolgt über das Formular Modelo 210.

Mehr über das Modelo 210 erfahren Sie in einem früheren Artikel.

2. Immobilienkauf über eine Gesellschaft

Eine Gesellschaft kann in Spanien problemlos Immobilien erwerben. Dies kommt häufig bei Unternehmen vor, die die Immobilie vermieten oder geschäftlich nutzen möchten (z. B. als Büro, Gästeunterkunft oder Investition).

a. Identifikation und Formalitäten

Für den Kauf sind mehrere Identifikationsnummern erforderlich:

• Der Vertreter, der die Urkunde in Spanien unterzeichnet, benötigt eine NIE (Ausländeridentitätsnummer). Alles über die NIE-Nummer lesen Sie hier.
• Die Gesellschaft selbst muss eine NIF (Número de Identificación Fiscal) besitzen. Diese ist für alle ausländischen Gesellschaften erforderlich, die rechtliche oder steuerliche Handlungen in Spanien durchführen.

So beantragen Sie eine NIF für Ihre Gesellschaft

1. Wann benötigt Ihre Gesellschaft eine NIF?

Die NIF ist die spanische Steueridentifikationsnummer für juristische Personen. Ihre Gesellschaft benötigt eine NIF, sobald sie in Spanien Handlungen mit steuerlicher Wirkung ausführt, wie etwa:

• den Kauf von Immobilien,
• die Unterzeichnung einer notariellen Urkunde,
• die Eröffnung eines spanischen Bankkontos,
• den Erhalt von Mieteinnahmen,
• die Abgabe einer Steuererklärung (z. B. IRNR).

Ohne eine NIF kann eine Gesellschaft in Spanien keine rechtsgültigen oder steuerlich relevanten Handlungen durchführen.

2. Bestellung eines gesetzlichen Vertreters

Ihre Gesellschaft muss einen Vertreter benennen, der in Spanien in ihrem Namen handelt. Diese Person muss verfügen über:

• ein gültiges Ausweisdokument,
• meist eine NIE,
• gegebenenfalls eine notariell beglaubigte Vollmacht.

3. Erforderliche Dokumente

Für den Antrag müssen Sie Dokumente einreichen, die die rechtmäßige Existenz Ihrer Gesellschaft belegen:

• Gründungsurkunde und Satzung,
• einen aktuellen Handelsregisterauszug,
• eine Vollmacht für den Vertreter (falls nicht satzungsmäßig berechtigt),
• den Ausweis des Vertreters.

Ausländische Dokumente müssen in der Regel:

• mit einer Apostille legalisiert werden, und
• eine vereidigte spanische Übersetzung enthalten.

* Eine Apostille macht ein offizielles Dokument in einem anderen Land rechtsgültig.

4. Einreichung des Formulars Modelo 036

Die NIF wird über das Formular Modelo 036 beantragt.

Das Formular kann heruntergeladen oder online über die Website der spanischen Steuerbehörde ausgefüllt werden: hier.

Pfad: Censos, NIF y domicilio fiscal → Censos → Modelo 036 y 037

Im Formular wählen Sie:

"Solicitud de asignación de NIF a entidad."

Das Formular kann eingereicht werden:

• online über die Sede Electrónica, oder
• persönlich in einem Büro der Steuerbehörde.

Alle legalisierten Dokumente müssen beigefügt werden. Fehlt etwas, fordert die Behörde zusätzliche Unterlagen an.

5. Erteilung der NIF

Nach Genehmigung erhält Ihre Gesellschaft eine offizielle NIF-Nummer. Diese ist künftig erforderlich für:

• notarielle Kaufakte,
• Bankangelegenheiten,
• Steuererklärungen,
• Rechnungsstellung,
• Vertragsunterzeichnungen.

6. Pflichten nach Erhalt

Nach der Zuteilung wird Ihre Gesellschaft im spanischen Steuerregister geführt. Dies kann zusätzliche Verpflichtungen nach sich ziehen, wie:

• Mitteilung von Änderungen der Anschrift, Satzung oder Vertretung,
• Abgabe von IRNR-Erklärungen bei Immobilienbesitz,
• Umsatzsteuerpflicht bei wirtschaftlicher Tätigkeit.

b. Steuerlicher Rahmen

Die steuerliche Behandlung hängt vom Umfang der Präsenz in Spanien ab:

Ohne Betriebsstätte

Besitzt die Gesellschaft lediglich eine Immobilie in Spanien, ohne Büro, Personal oder dauerhafte Geschäftstätigkeit, wird sie als Nichtresident besteuert. In diesem Fall zahlt sie IRNR auf spanische Einkünfte (z. B. Mieteinnahmen), erklärt über das Modelo 210.

Als Nichtresident gelten Sie, wenn Sie weniger als 183 Tage pro Jahr in Spanien verbringen und sich Ihre wirtschaftlichen Interessen überwiegend im Ausland befinden.

Der Steuersatz beträgt 19 % für EU/EWR-Bürger und 24 % für Staatsbürger außerhalb der EU/EWR.

Mit Betriebsstätte

Bei einer dauerhaften wirtschaftlichen Tätigkeit in Spanien (z. B. einem lokalen Vermietungsbüro oder Verwaltungsteam) unterliegt die Gesellschaft der Körperschaftsteuer (Impuesto sobre Sociedades). Der allgemeine Steuersatz beträgt 25 %.

3. Wann ist eine Gesellschaftsstruktur sinnvoll?

Ein Immobilienkauf über eine Gesellschaft ist meist nur dann vorteilhaft, wenn eine tatsächliche geschäftliche oder investive Tätigkeit vorliegt.

Mögliche Vorteile:

• Die Gesellschaft kann bestimmte Kosten (Wartung, Versicherung, Abschreibungen) steuerlich absetzen.
• Mieteinnahmen gelten als betriebliche Einkünfte.
• Anteile können oft leichter übertragen werden als die Immobilie selbst.

Wichtige Punkte:

• Bei privater Nutzung durch einen Gesellschafter oder Geschäftsführer muss eine marktgerechte Miete angesetzt werden.
• Doppelte Melde- und Verwaltungspflichten in Spanien und im Heimatland.
• Risiko der Doppelbesteuerung beim Verkauf oder bei Gewinnausschüttungen.

Für Personen, die lediglich einen Zweitwohnsitz zur privaten Nutzung suchen, ist eine Gesellschaftsstruktur selten steuerlich vorteilhaft.

4. Praktisches Vorgehen beim Kauf

• Definieren Sie den Zweck des Kaufs: Zweitwohnsitz, reine Investition mit Mieteinnahmen oder eine Kombination.
• Überprüfen Sie die Satzung Ihrer Gesellschaft: ist Immobilieninvestition oder -betrieb zulässig?
• Beantragen Sie rechtzeitig die Identifikationsnummern: NIE für natürliche Personen, NIF für die Gesellschaft.
• Führen Sie eine Due Diligence der Immobilie durch. Diese umfasst Eigentumsprüfung, Schulden, Genehmigungen und Katasterdaten. Die Rechtsabteilung von NB-ESTATES begleitet Sie gerne durch den gesamten Prozess.
• Unterzeichnen Sie die notarielle Urkunde (escritura) und lassen Sie die Immobilie im Grundbuch (Registro de la Propiedad) eintragen.
• Erfüllen Sie die Steuerpflichten: IRNR (Modelo 210) oder Körperschaftsteuer, je nach Situation.

5. Fazit

Für ausländische Käufer, die eine Zweitimmobilie in Spanien erwerben möchten, ist der Privatkauf in der Regel die einfachste und steuerlich transparenteste Lösung.

Der Kauf über eine Gesellschaft kann sinnvoll sein, wenn die Immobilie vermietet, geschäftlich genutzt oder Teil einer größeren Investitionsstrategie wird. In solchen Fällen ist es wichtig, zuvor umfassende steuerliche und rechtliche Beratung sowohl in Spanien als auch im Heimatland einzuholen.

Da sich Vorschriften und Steuersätze je nach Region unterscheiden und sich jährlich ändern können, ist eine aktuelle und professionelle Begleitung unerlässlich. Lassen Sie deshalb Ihren Fall immer von einem spezialisierten Berater prüfen, bevor Sie die notarielle Kaufurkunde unterzeichnen.